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上周Club的分享嘉宾Ray，给大家演示了他用免费AI工具搭建的一套外贸工作流。

刚开始听到“AI工作流”几个字，我并没有觉得有多稀奇。现在会用AI写开发信、回询盘的人很多，无非是把原文复制进去，让AI润色一下。

但看完Ray的实际演示，我才发现，他做的根本不是让AI帮忙写邮件，而是把一个资深业务员收到询盘后的整套思考过程放进AI的系统里，并让AI变成他，帮他干活。

Ray现场展示了一封真实询盘。

Dear, 

I’m**, a Sales manager from **. We are a solution provider company and work with many major OEM companies in Nordic

countries. 

I have a new interesting project for a brushed DC-gearmotor to be used in battery powered telescopic branch cutting tool. 

Could you please take a look and check if you could propose to me a suitable gear motor for this project. Please find the gear

motor requirements attached. 

The yearly volume at the start of the production will be around 30 000pcs / year but after the ramp-up in Europe the sales will

also start in the US market and the annual volumes are expected to rise up to +100 000pcs / year in a few years. 

The target price for this motor is fairly low below 10 USD /pcs in volume production since the end product is a consumer

product. 

I’m looking forward to hearing your feedback, thanks!

With best regards

Sales Manager / Mechatronics & Automation

这种询盘，普通业务员看完，可能只会做两件事：把附件转给工程师，然后回复一句“Thank you for your inquiry, we will check and get back to you soon，或者就直接报个价。

Ray收到询盘后只做了一个动作：把询盘复制、粘贴到他免费搭建的AI工具的对话框里。

接下来，AI自动完成了：

客户分级、客户背景分析、询盘价值判断、终端应用分析、项目难点识别、产品方案建议，并生成了一封完整的英文回复邮件。

Ray的工具判断客户不是普通贸易商，而是一家有技术能力的方案商。能看出项目初期数量不算特别大，但后续有进入美国市场、增长到10万件以上的可能。

也能根据剪枝工具的使用场景，分析齿轮箱可能面临的瞬间冲击、堵转、重量和耐用性问题。

回复邮件也不是泛泛地告诉客户“我们质量好、价格有竞争力”，而是针对项目提出电压、峰值扭矩、工作周期等具体问题，再把Ray公司的产品和生产优势对应进去。

这已经不是简单的翻译和润色了。

它开始替业务员思考：这个客户值不值得跟，机会在哪里，风险在哪里，下一步应该问什么，怎样回复才能让项目继续往前走。

最让我惊讶的是，使用这套系统的业务员，并不需要和Ray一样有经验。

Ray已经把自己的客户判断标准、产品知识、询盘分析方法和邮件回复逻辑，提前写进了指令。业务员只要把客户的信息输入进去，AI就会按照Ray设定的思路工作。

过去，一个新人要花很长时间，通过实战才能慢慢学会判断什么客户值得重点跟进、客户真正关心什么、应该问哪些问题、怎样推进项目。

现在，他不需要先熬几年，他没有Ray的经验，却可以直接调用Ray的经验。

02

除了AI智能体，Ray还用免费的线上表格搭建了一套客户管理系统。

他把客户按照项目进度分成询盘、参数确认、样品、测试、试产、量产和丢单等不同阶段。

系统会根据当前阶段和距离上次联系的时间，自动把客户标记为三种状态：正常、需跟进、超期或报警。

业务员每天打开表格，不用再凭脑子回忆，也不用在一堆邮件和聊天记录里翻找。他会清楚地看到：

• 哪些客户正在正常推进；
• 哪些客户今天需要跟进；
• 哪些项目已经超期；
• 上一次和客户谈了什么；
• 下一步要做什么；
• 这件事必须在什么时候完成。

Ray特别强调，跟进计划不能写“保持联系”，也不能写“等待客户回复”。因为这两句话等于没有计划。

真正有效的跟进，必须写清楚“Action + Due Date”，也就是下一步做什么，以及具体在哪一天完成。

比如“8月5日与客户工程师确认负载性能”，或者“8月10日跟进内部样品进度”。

这样一来，业务员每天不只是知道自己过去做了什么，更知道今天应该干什么。

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这套系统有四点真正打动了我

第一，全程使用免费工具搭建。

很多中小外贸企业也知道要上CRM、做数字化管理，但一听报价就犹豫，买回来以后又发现系统太复杂，最后变成业务员每天多填几个表格。

Ray这套系统几乎没有使用门槛，小公司也能用，个人业务员同样能用。

关键是，搭建的人也不需要是什么技术咖，懂代码啥的。

第二，它让每个人的工作变得非常清晰。

业务员知道自己今天应该做什么，老板也知道每个客户走到了哪一步。管理不再只是月底追问“为什么还没有订单”，而是能看到整个过程有没有正常推进。

第三，它大幅缩短了普通业务员的培养周期。

新人不必完全依靠自己摸索，可以直接按照优秀业务员的判断逻辑开始工作。

AI不一定能让一个普通人立刻变成高手，但至少能让他少犯很多低级错误，也能让不同业务员的工作质量保持在一个相对稳定的水平。

第四，工作交接会变得特别简单。

一个业务员离职时，公司最怕的不是少了一个人，而是根本不知道他和客户谈到了哪一步，对方在等什么，公司曾经答应过什么。

在Ray的系统里，客户资料、联系记录、项目阶段和下一步计划都沉淀在公司。新人接手后看到的不是一张冷冰冰的客户名单，而是一段完整的业务进程。

Ray这次分享的完整视频和PPT，已经放进会员福利仓。

建议大家抽时间认真看一遍，尤其是正在带团队、培养新人，或者经常忘记跟进客户的人。

今天就这样吧。

看完视频还不懂的，可以加Ray的微信问一下，记得客气一点。

他是一家工厂的外贸部的老大，不是培训公司的讲师或客服。他每天很忙，能把自己的成果免费分享出来已经很不错了，别再想着人家有义务免费手把手教你。

第一位嘉宾的分享视频也放到了福利仓：当税局和海关“打架”，外贸企业要听谁的？